Melakukan Publikasi Internasional

Belakangan ini saya mendapat beberapa email dan komentar di blog soal cara mendapatkan dana untuk konferensi. Sebelumnya saya pernah menulis soal konferensi di blog ini dan menegaskan bahwa konferensi terkait erat dengan menghabiskan uang, bukan mendapatkan uang. Makanya, jika ada peneliti yang sering konferensi, umumnya peneliti ini tidak akan bertambah kaya, jika tidak menjadi lebih miskin.

Untuk bisa berpartisipasi di sebuah konferensi ilmiah, seorang peserta harus menyerahkan karya tulisnya yang biasanya didahului dengan menyerahkan abstrak atau intisari penelitian. Bagi yang masih awam, saya jelaskan, abstrak atau intisari adalah ringkasan penelitian dalam beberapa ratus kata (lihat persyaratan dari panitia konferensi) yang menggambarkan keseluruhan isi penelitian. Jika abstrak ini diterima, calon peserta akan diminta menyerahkan makalah lengkap (full paper) utuk seterusnya diundang melakukan presentasi. Selengkapnya bisa dilihat di diagram alir berikut.

Diagram Alir partisipasi dalam sebuah konferensi

Masalah yang paling rumit bagi peneliti Indonesia umumnya adalah soal dana. Tidak jarang, partisipasi di suatu konferensi terpaksa dibatalkan meskipun papernya diterima untuk dipresentasikan karena tidak berhasil mendapatkan dana untuk registrasi dan perjalanan. Memang cukup mengenaskan jika demikian.

Langkah pertama adalah menentukan pihak-pihak yang bisa mendanai konferensi ini. Jika Anda peneliti atau dosen di sebuah institusi, maka institusi Anda adalah pihak pertama yang mungkin bisa memberikan dana. Di UGM misalnya, ada berbagai skema pendanaan yang mendukung presentasi dosen UGM dalam berbagai konferensi. Jumlah dan mekanismenya berbeda-beda. Jika hal ini memang tersedia, maka prosedurnya pasti standar dan tidak rumit. Biasanya calon peserta konferensi diminta mengajukan surat dilengkapi dengan dokumen yang menunjukkan partisipasinya dalam konferensi maka dana akan turun dengan mudah, meskipun tidak selalu cepat. Dana ini juga mungkin tersedia bagi mahasiswa yang bisa menunjukkan bahwa makalahnya diterima dalam sebuah konferensi untuk dipresentasikan.

Jika dana dari institusi Anda tidak tersedia maka ada beberapa sumber dana yang bisa dicoba yaitu:

1. Dikti. Biasanya ada skema untuk partisipasi konferensi. Untuk dosen/peneliti, prosedurnya jelas dan syaratnyapun sudah ditentukan. Untuk mahasiswa, sebaiknya minta dukungan dosen untuk membantu proses pengajuan dana ini.
2. Panitia konferensi. Ada kalanya panitia membiayai partisipasi peserta yang makalahnya bagus atau yang memenuhi syarat lain. Coba tanyakan kemungkinan ini kepada panitia.
3. Perusahaan yg mensponsori konferensi. Lihat di website konferensi, biasanya ada perusahaan yang menjadi rekanan dan mungkin saja mereka menyediakan dana.
4. Kedutaan Besar Republik Indonesia. Mungkin saja KBRI di negara tempat konferensi bisa membantu partisipasi Anda (jika konferensinya di luar Indonesia). Ini memang jarang tetapi tidak ada salahnya dicoba. Silakan kontak KBRI setempat lewat website mereka. Jika Anda sedang sekolah di luar negeri, KBRI setempat bisa membantu melalui Atase Pendidikan yang sedang bertugas di sana.
5. Perusahaan Indonesia yg terkait tema konferensi. Misalnya Anda akan presentasi untuk bidang pangan, bisa saja minta dukungan ke perusahaan terkait seperti perusahaan makanan atau minuman di Indonesia.
6. Supervisor atau pembimbing. Jika Anda berstatus sebagai mahasiswa maka dana bantuan bisa diminta dari supervisor atau pembimbing Anda. Ini berlaku untuk mereka yang sekolah di Indonesia maupun di luar negeri.
7. Maskapai Penerbangan. Bisa saja Anda coba mengajukan dana lewat maskapai penerbangan yang memiliki jalur terbang ke tujuan konferensi. Tentu saja proposalnya harus menyakinkan dan sampaikan bahwa anda akan nyatakan dukungan itu saat presentasi di depan khalayak nanti. Ini bisa juga berlaku sebagai promosi bagi maskapai.
8. Organisasi alumni. Jika Anda adalah alumni dari almamater yang kuat organisasinya, Anda bisa mencoba mengajukan bantuan dana kepada organisasi alumni atau melalui individu atau perusahaan alumni yang sekiranya bisa membantu.
9. LSM atau NGO yang terkait. Anda bisa mengajukan bantuan dana kepada LSM yang bergerak di bidang terkait. Misalnya penelitian Anda adalah tentang kesehatan masyarakat maka bisa mengajukan dana kepada LSM yang mengadvokasi isu kesehatan masyarakat.
10. Organisasi PBB. Bisa coba mengajukan dana ke organisasi PBB terkait. Misalnya WHO untuk bidang kesehatan, UNDOALOS untuk bidang hukum laut dan sebagainya.
11. Yayasan internasional. Nippon Foundation adalah salah satu organisasi internasional yang cukup baik hati mendukung partisipasi konferensi yang temanya terkait dengan aktivitas mereka.
12. Anggota parlemen/DPR. Bukan tidak mungkin anda mengajukan dana kepada anggota DPR jika memang penelitian itu terkait dengan perhatian mereka. Bisa dibuat satu kesepakatan bahwa hasil kajian Anda itu akan diberikan kepada mereka untuk dipakai. Anda bisa berlaku sebagai staff ahli dalam hal ini.
13. Pengusaha perorangan. Meskipun tidak banyak, bukan tidak mungkin ada pengusaha perorangan yang bisa membantu Anda.
14. Crowd Funding. Ini adalah pendekatan baru dalam menggalang dana secara online. Situs seperti ini memungkinkan seseorang membuat ‘event’ penggalangan dana di Internet dan mendapatkan dana dari simptisan. Anda bisa melakukan ini dengan membuat permohonan di situs crowd funding seperti Go Fund Me. (ini adalah tambahan informasi dari Dr. Lukito E. Nugroho)

Daftar ini bisa bertambah panjang dan tidak terbatas. Silakan berimajinasi sendiri. Setelah menentukan penyandang dana, langkah selanjutnya adalah membuat surat permohonan dan proposal singkat. Tidak usah terlalu ribet, sampaikan saja sebuah surat yang baik, singkat dan santun. Intinya, sampaikan keterlibatan Anda dalam konferensi dan besaran dana yang diperlukan. Sampaikan juga mengapa partisipasi ini penting bagi Anda, bagi institusi dan mengapa Anda minta dukungan dana itu pada mereka. Selain itu, sangat manis jika Anda tidak meminta seluruh dana tetapi sebagian saja karena sebagian lainnya didapatkan dari sumber lain atau ditanggung sendiri. Intinya, sampaikan bahwa Anda memahami partisipasi itu penting untuk diri sendiri sehingga mau berusaha sendiri untuk mendapatkan segala hal yang diperlukan, tidak hanya mengandalkan bantuan pihak lain. Contoh surat dan proposal bisa dilihat di sini.

Yang tidak kalah penting adalah kesadaran bahwa partisipasi dalam konferensi ini adalah kewajiban bagi peneliti dan/atau dosen. Artinya, mengeluarkan dana sendiri untuk konferensi merupakan sebuah kewajaran. Akan aneh sesungguhnya jika ada peneliti dan/atau dosen yang bisa ganti HP, laptop, kamera atau bahkan mobil begitu sering tetapi tidak berkenan mendanai partisipasinya dalam sebuah konferensi.

Bagi dosen, sebaiknya kita juga mulai memberikan dukungan berupa finansial kepada mahasiswa jika mereka memiliki semangat untuk ikut berpartisipasi dalam sebuah konferensi. Saya pernah melakukan ini dan hasilnya bagitu menggembirakan. Jika konferensinya di tingkat nasional dan dana partisipasi total sekitar 500 ribu rupiah (registrasi dan tiket bus/kereta), rasanya bukan tidak mungkin kita, sebagai dosen, bisa membatu satu orang mahasiswa terbaik untuk berpartisipasi. Selamat berburu dana konferensi.

PS. Pengalaman saya konferensi di 4 benua sudah saya bukukan. Silakan baca “Anak Dusun Keliling Dunia“

Sumber : http://madeandi.com/2013/04/22/bagaimana-mendapatkan-dana-untuk-konferensi/